IT Destek Firmasına Geçiş: İlk 30 Günde Neler Yapılmalı?

Geçişten önce: eski firmadan istenecekler

Devir teslim, eski firmayla sözleşme bitmeden başlamalıdır. Bitiş tarihinden birkaç hafta önce aşağıdaki listeyi yazılı olarak isteyin. Bu liste, BT devir teslim kontrol listesinin çekirdeğidir:

• Yönetici hesapları ve parolalar: Active Directory, Microsoft 365 genel yöneticisi, sanallaştırma platformu (VMware ESXi, Proxmox), güvenlik duvarı, switch, kablosuz ağ, yedekleme yazılımı ve NAS.
• Lisans hesapları: Microsoft 365 ve diğer abonelik portalları, uç nokta koruma konsolu, güvenlik duvarı ve yedekleme yazılımı lisansları, yenileme tarihleriyle birlikte.
• Alan adı ve DNS paneli erişimi: alan adının kayıtlı olduğu firma, DNS'in yönetildiği panel ve e-posta kayıtları (MX, SPF, DKIM, DMARC).
• Güvenlik duvarı yapılandırma yedeği: güncel yapılandırma dosyası, VPN kullanıcı listesi, internete açılmış servisler ve açılma nedenleri.
• Yedekleme düzeni: neyin, nereye, hangi sıklıkta yedeklendiği, saklama süresi, şirket dışı kopya olup olmadığı ve son geri dönüş testinin tarihi.
• Ağ şeması: IP planı, VLAN'lar, internet hatları, şube bağlantıları, kabin ve sistem odası düzeni.
• Sözleşme bitiş tarihleri: internet hattı, santral, yazıcı kiralama, donanım garantileri, SSL sertifikaları ve yazılım bakım anlaşmaları.

Önemli bir not: alan adı, Microsoft 365 hesabı ve lisans hesapları şirketinizin adına ve şirket e-postasıyla kayıtlı olmalıdır. Eski firmanın ya da ayrılmış bir çalışanın kişisel hesabında duran bir alan adı, geçişin en uzun süren kalemi olabilir. Aynı sorunu bir sonraki geçişte yaşamamak için yeni anlaşmaya sözleşmedeki devir teslim maddesini mutlaka ekleyin.

1. hafta: keşif ve envanter

İlk hafta hiçbir şey değiştirilmez; önce ne olduğu görülür. Eski firmadan gelen bilgiler sahada tek tek doğrulanır, çünkü belgeler çoğu zaman eskimiştir.

• Cihazlar: masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar, işletim sistemi sürümleri, garanti durumu, yazıcılar, switch'ler, erişim noktaları ve UPS'ler.
• Kullanıcılar: aktif çalışanlar, ayrıldığı halde hesabı açık kalanlar, paylaşılan posta kutuları ve servis hesapları.
• Sunucular ve sanal makineler: hangi sunucunun hangi işi yaptığı (dosya paylaşımı, muhasebe ya da ERP, etki alanı denetleyicisi, yazdırma), disk doluluğu ve işletim sisteminin hâlâ destek alıp almadığı.
• Lisanslar: atanmış ve boşta duran Microsoft 365 lisansları, süresi dolmak üzere olan abonelikler.
• Bitiş tarihleri: alan adı, SSL sertifikası, güvenlik duvarı lisansı ve garanti bitişleri tek bir takvimde toplanır.

Bu haftanın çıktısı, herkesin aynı listeye baktığı güncel bir envanterdir. Devraldığımız ortamlarda bu aşamada sık gördüğümüz durumlar şunlar: deposu neredeyse dolmuş bir sanallaştırma sunucusu, korudukları sunucuyla aynı fiziksel makinede duran yedekler ve uyarı veren ama değiştirilmemiş bir disk.

Erişimlerin devralınması ve parolaların değiştirilmesi

Envanterle paralel yürüyen en kritik iş, yönetim erişiminin şirkete geri dönmesidir.

• Kişisel olmayan, izlenebilir yönetici hesapları: ortak kullanılan tek bir "administrator" hesabı yerine her teknik kişiye adıyla izlenebilen bir yönetici hesabı açılır; parolası şirket yönetiminde saklanan bir acil durum hesabı ayrıca tutulur.
• Parolaların değiştirilmesi: devir günü tüm yönetici parolaları değiştirilir. Servis hesaplarında önce hesabı hangi uygulamanın kullandığı belirlenir; yoksa gece çalışan yedekleme ya da ERP işi sessizce durabilir.
• Eski erişimlerin kapatılması: eski firmaya ait hesaplar, bilgisayarlara kurulu uzaktan erişim araçları, güvenlik duvarındaki IP izinleri ve VPN hesapları kapatılır.
• VPN kullanıcılarının gözden geçirilmesi: ayrılmış çalışanlar, tedarikçiler ve "geçici" açılıp unutulmuş hesaplar ayıklanır; kalanlar için çok faktörlü doğrulama değerlendirilir.
• Microsoft 365 yöneticileri: genel yönetici sayısı en aza indirilir, yönetici hesaplarında çok faktörlü doğrulama zorunlu tutulur.

Sıra önemlidir: önce yeni erişim çalışır hale getirilip test edilir, eski erişim ondan sonra kapatılır. Tersi yapılırsa kimsenin yönetemediği bir cihazla baş başa kalabilirsiniz.

2. hafta: yedeklerin geri dönüş testiyle doğrulanması

"Yedek alınıyor" ile "yedekten geri dönülebiliyor" aynı şey değildir. Yedekleme yazılımındaki yeşil "başarılı" işareti yalnızca işin bittiğini söyler. Dosyanın açılıp açılmadığını ya da veritabanının tutarlı olup olmadığını göstermez. İkinci haftada şu adımları uygularız:

1. Yedek planı envanterle karşılaştırılır; dışarıda kalan sunucu, klasör ya da posta kutusu aranır.
2. Rastgele seçilen dosyalar farklı bir konuma geri yüklenip açılır.
3. Kritik bir sanal makine, canlı sistemi etkilemeden ayrı bir ağda açılır; uygulamanın çalıştığı ve verinin güncel olduğu doğrulanır.
4. Geri dönüş süresi not edilir. Bu süre, "sunucu arızalanırsa kaç saat çalışamayız?" sorusunun gerçek cevabıdır.
5. Canlı sistemden ayrı, değiştirilemez bir kopya olup olmadığına bakılır. Fidye yazılımı aynı ağdaki yedeği de şifreleyebilir.
6. Active Directory yedeği ayrıca kontrol edilir; birçok ortamda dosyalar yedeklenir ama etki alanı denetleyicisi unutulur.

Güvenlik duvarı kuralları ve internete açık servislerin incelenmesi

Aynı hafta güvenlik duvarı kural kural incelenir:

• Kaynağı ve hedefi "herhangi" olan geniş kurallar ile kimin için, ne zaman açıldığı bilinmeyen kurallar.
• İnternete açılmış servisler: uzak masaüstü, yönetim arayüzleri, kamera kayıt cihazları ve e-posta sunucusu. Her biri için "gerçekten gerekli mi, VPN arkasına alınabilir mi?" sorusu sorulur. E-posta sunucusuna gelen trafiğin yalnızca e-posta güvenlik ağ geçidinden kabul edilmesi gerekir.
• Güvenlik duvarı yazılım sürümü, bilinen açıklar, lisans ve imza güncellemelerinin durumu.

Değişiklikler toplu yapılmaz; tek bir kuralın kapatılması bir şubeyi kesebilir. Her değişiklikten önce yapılandırma yedeği alınır, geri alma adımı hazırlanır ve değişiklik yönetimin onayıyla planlanır. Hazır uygulama kontrolü profilleri de içerikleri okunmadan eklenmez; varsayılan bir profil uzaktan destek aracınızı engelleyebilir.

Active Directory, parola politikası ve GPO düzeni

• Ayrılan kullanıcılar: hâlâ açık olan eski çalışan hesapları devre dışı bırakılır, ayrı bir birime taşınır, grup üyelikleri ve lisansları kaldırılır. Posta kutusu ve dosyaların saklama süresine yönetimle birlikte karar verilir; hesaplar hemen silinmez.
• Parola ve kilitleme politikası: en az parola uzunluğu, değişim süresi ve art arda hatalı denemede kısa süreli hesap kilidi belirlenir. Yönetici hesaplarına daha sıkı ayrı bir politika uygulanır. Parolası hiç dolmayan hesapların her biri için gerekçe yazılır.
• Yönetici grupları: etki alanı ve yerel yönetici grupları üye üye incelenir; günlük kullanılan kişisel hesaplar bu gruplardan çıkarılır.
• GPO düzeni: çakışan, hiçbir yere bağlı olmayan ya da ne işe yaradığı bilinmeyen ilkeler belgelenir. Bilinmeyen bir ilke hemen silinmez, önce etkisi incelenir. Karşılaştığımız bir örnekte, dosya paylaşımını kapatan bir sertleştirme ilkesi e-posta sunucularının yedeklilik bileşenini sessizce devre dışı bırakmıştı.

Grup üyeliği değişikliklerinde bilinmesi gereken bir nokta var: açık oturumlar yeni grup üyeliğini ancak kullanıcı oturumu kapatıp yeniden açtığında alır. Bu nedenle önce yeni yetki eklenir, eskisi sonra kaldırılır ve yeniden oturum açması gereken kişilere önceden haber verilir.

3. hafta: izleme, uyarılar ve güncelleme planı

Ağ izleme ve bakımını uzman bir ekibe devretmenin asıl karşılığı bu hafta kurulur. Hedef, sorunun kullanıcı aramadan önce görülmesidir.

Her uyarının bir eşiği ve bir sorumlusu olur; gereksiz alarm üreten uyarılar ilk haftalarda ayarlanır. Hangi metriklerin izleneceğini ve eşiklerin nasıl belirleneceğini ağ ve uygulama izleme yazımızda ayrıntılı anlattık.

Güncelleme planı da bu hafta yazılır. Windows ve sunucu güncellemeleri kademeli uygulanır: önce birkaç kullanıcı ve kritik olmayan bir sunucudan oluşan küçük bir pilot grupta, sorun çıkmazsa diğer bilgisayarlarda, en son kritik sunucularda duyurulmuş bir bakım saatinde. Güncellemeyi durdurmak gerekirse ilke kaldırılmaz, otomatik kurulum geçici olarak "indir ve bildir" moduna alınır. Güvenlik duvarı, switch ve sanallaştırma sürümleri de aynı takvime girer.

4. hafta: dokümantasyon ve ilk aylık rapor

Ay sonunda şirketinizde kalacak bir dokümantasyon seti hazırlanır: envanter, ağ şeması, yönetici hesapları ve parolaların nerede saklandığı, yedek planı ve geri dönüş adımları, güvenlik duvarı kural özeti, bitiş tarihleri takvimi. Bu belgeler size aittir.

İlk aylık rapor; talepleri ve çözüm sürelerini, yapılan değişiklikleri, yedek ve izleme durumunu ve en önemlisi önceliklendirilmiş bir risk listesini içerir:

Listedeki her maddenin bir sorumlusu ve hedef tarihi olur. Bütçe ya da yönetim kararı gerektiren maddeler ayrıca işaretlenir. İlk aydan sonra haftalık durum raporu ve aylık rapor düzenli olarak devam eder.

Sık yapılan hatalar

• Eski firmayla ilişkiyi devir bitmeden kesmek. Erişimler alınmadan biten sözleşme, kurtarma sürecini haftalarca uzatabilir.
• İlk hafta büyük değişiklik yapmak. Envanter çıkmadan güvenlik duvarını "temizlemek" ya da GPO silmek, beklenmedik kesintilere yol açar.
• Yedeğin yeşil göründüğüne güvenmek. Geri dönüş test edilmeden yedek var sayılmamalıdır.
• Alan adını ve lisansları bir kişinin hesabında bırakmak. Kişi ayrıldığında erişim de gider.
• Kullanıcılara haber vermemek. Çalışanlar yeni destek numarasını ve talep açma yolunu önceden bilmelidir.
• Müdahale sürelerini yazıya dökmemek. "Hızlı döneriz" sözü ölçülemez; müdahale sürelerinin sözleşmede nasıl tanımlandığını ayrı bir rehberde anlattık.

Geçişi planlı yapmak için

IT hizmetlerini dış kaynağa devretmek, doğru sırayla yapıldığında bir risk değil, altyapınızı ilk kez baştan sona görme fırsatıdır. Ümraniye Bilişim'de bakım ve destek anlaşmasının ilk ayı bu rehberdeki sırayla ilerler. Örnek sözleşme koşullarımızda kritik arızada anında, yüksek öncelikli taleplerde 30 dakika, normal taleplerde 1 saat içinde müdahale edilir ve mesai dışı müdahale için ek ücret alınmaz. Her hafta durum raporu, her ay ayrıntılı rapor teslim edilir.

Ümraniye'den İstanbul geneline ücretsiz keşif ve teklif

Ümraniye merkezli bir firmayız; ofisimiz Meydan İstanbul AVM içindeki Justwork Ofis Kampüs'te. İstanbul genelinde, ağırlıklı olarak Anadolu Yakası'ndaki şirketlere uzaktan ve yerinde destek veriyoruz. Mevcut sözleşmenizin bitiş tarihini, altyapınızı ve beklentilerinizi ücretsiz bir keşif görüşmesinde konuşalım. Anlaşma aylık sabit ücretlidir; ücret kullanıcı ve cihaz sayısına, sunucu sayısına, istenen müdahale sürelerine ve yerinde destek ihtiyacına göre belirlenir. Ücreti belirleyen etkenleri ayrıca açıkladık. Keşfin ardından yazılı teklifimizi iletiriz. Bize 0216 606 74 36 numaralı telefondan ya da iletişim formundan ulaşabilirsiniz.