Bilgisayar Bakım Anlaşması Fiyatları Neye Göre Belirlenir?

Piyasadaki fiyatlandırma modelleri

Bilgisayar aylık bakım ücretlerini ya da IT destek hizmeti fiyatlarını araştırırken karşınıza dört farklı model çıkar. Aynı ofis için bu modellerle verilen teklifler birbirine benzemez; karşılaştırmadan önce teklifin hangi modelle hazırlandığını anlamak gerekir.

Bizim kullandığımız model aylık sabit ücrettir. Kapsam, müdahale süreleri ve rapor içeriği sözleşmeye yazılır; ay içinde kaç talep açtığınız faturayı değiştirmez. Bu modelde bizim çıkarımız da sizinkiyle aynı yöndedir: aynı arızayı her ay yeniden çözmek yerine kaynağını kapatmak.

Bilgisayar bakım anlaşması fiyatını belirleyen etkenler

Tutarı belirleyen dört ana etken

1. Cihaz ve kullanıcı sayısı. Destek taleplerinin çoğu kullanıcıdan gelir: parola sıfırlama, e-posta sorunları, yazıcı, yeni çalışanın hesabının ve bilgisayarının hazırlanması, ayrılan çalışanın erişimlerinin kapatılması. Bilgisayarların sayısı ve yaşı ise güncelleme, disk ve donanım arızası yükünü belirler.
2. Sunucu sayısı. Her fiziksel sunucu, her sanallaştırma sunucusu (Proxmox ya da VMware ESXi) ve üzerindeki her sanal makine; güncelleme, izleme, yedek kontrolü ve kapasite takibi demektir. Active Directory, dosya sunucusu ya da şirket içi Exchange gibi kritik roller burada ayrıca önem taşır.
3. Müdahale süreleri. Kritik bir arızaya ne kadar sürede başlanacağı, ayrılması gereken ekip kapasitesini doğrudan belirler. "Ertesi iş günü" taahhüdü ile "kritik arızada anında" taahhüdü aynı maliyette olmaz.
4. Yerinde destek ihtiyacı. Taleplerin büyük kısmı uzaktan çözülür; ancak donanım arızası, kablolama, ağ cihazı değişimi, yazıcı ve yeni cihaz kurulumu yerinde iş ister. Ofisinize planlı ziyaret mi yapılacağı, yoksa yalnızca gerektiğinde mi gelineceği tutara yansır.

Müdahale sürelerine örnek

Örnek sözleşme koşullarımızda öncelikler ve müdahale süreleri şöyledir:

Önceliklerin nasıl tanımlandığını ve sözleşmeye nasıl yazıldığını müdahale süreleri ve SLA rehberimizde ayrıntılı anlatıyoruz.

Teklifi etkileyen diğer bağlam

• Lokasyon sayısı: Her şube ayrı ağ cihazı, şubeler arası VPN ve ayrı bir yerinde ziyaret planı demektir.
• Mevcut altyapının durumu ve devralma işi: Belgelenmemiş parolalar, sahipsiz yönetici hesapları, uzun süredir güncellenmemiş sunucular ya da hiç geri dönüş denenmemiş yedekler ilk ayların iş yükünü artırır. Bu toparlama işinin aylık ücrete mi dahil olduğu, yoksa ayrı bir başlangıç işi olarak mı fiyatlandığı teklifte açıkça yazılmalıdır.
• Kapsamdaki sistemler: Microsoft 365 ya da Exchange, Active Directory ve grup ilkeleri (GPO), FortiGate güvenlik duvarı ve VPN, e-posta güvenlik ağ geçidi (spam ve virüs filtresi), yedekleme ve felaket kurtarma düzeni. Her sistem kendi izlemesini, güncellemesini ve değişiklik yönetimini gerektirir.
• Rapor beklentisi: Haftalık ve aylık durum raporunda neyin yer alacağı (açılan ve kapanan talepler, güncelleme durumu, yedek sonuçları, dikkat gerektiren cihazlar) ve raporun kime gideceği.

Aylık mı, yıllık mı?

"Yıllık bilgisayar bakım anlaşması fiyatları" diye aratıldığında çoğu zaman aynı şeyden söz edilir: aylık ücretin bir yıl boyunca taahhüt edildiği bir sözleşme. Aradaki fark ödeme sıklığından çok sözleşme koşullarındadır. Yıllık bir sözleşmeyi imzalamadan önce şunlara bakın:

• Süre ve yenileme: Süre bitince sözleşme kendiliğinden yenileniyor mu? Yenilememek için kaç gün önceden, hangi yolla bildirim yapmanız gerekiyor?
• Fiyat güncelleme koşulu: Ücret dönem içinde ya da yenilemede hangi kurala göre, hangi tarihte güncelleniyor? "Firma tarafından belirlenir" gibi açık uçlu bir ifade yerine yazılı ve ölçülebilir bir kural arayın.
• Fesih hakkı: Yazılı müdahale süreleri tekrar tekrar tutturulmazsa sözleşmeyi sona erdirme hakkınız var mı, koşulları neler?
• Kapsam değişikliği: Kullanıcı ya da cihaz sayısı değiştiğinde ücretin nasıl güncelleneceği yazılı mı?
• Çıkış ve devir: Sözleşme bittiğinde yönetici parolaları, belgeler ve yapılandırma yedekleri size nasıl teslim edilecek?

Aylık sözleşme esneklik, yıllık sözleşme ise iki taraf için planlama kolaylığı sağlar. Hangisini seçerseniz seçin, belirleyici olan bu maddelerin yazılı olmasıdır. Bir sözleşmede bulunması gereken maddelerin tam listesi için bakım sözleşmesi örneği ve maddeleri rehberimize göz atabilirsiniz.

Ucuz teklifin gizli maliyetleri

Kurumsal IT bakım anlaşması tekliflerini yalnız aylık tutara bakarak karşılaştırmak yanıltıcıdır. Düşük görünen bir teklif, aşağıdaki kalemler yazılmadığı için düşük olabilir:

• Yazılmamış kapsam dışı kalemler: Sunucu, güvenlik duvarı ya da e-posta sistemi "proje" sayılıp ayrıca faturalanabilir. Kapsam listesi yoksa ilk ciddi arızada neyin dahil olduğu tartışılır.
• Mesai dışı ücreti: Akşam ya da hafta sonu yaşanan bir kesinti için saat başı ek ücret istenebilir. Örnek sözleşme koşullarımızda mesai dışı müdahale için ek ücret yoktur.
• Yerinde ziyaret ücreti: Aylık ücretin yalnız uzaktan desteği kapsadığı, her ziyaretin ayrıca faturalandığı teklifler.
• Yazılmamış müdahale süresi: "En kısa sürede" bir taahhüt değildir. Süreler öncelik seviyesine göre dakika ya da saat olarak yazılmalıdır.
• Raporsuzluk: Rapor yoksa yedeklerin alınıp alınmadığını, güncellemelerin yüklenip yüklenmediğini, hangi talebin ne kadar sürede çözüldüğünü göremezsiniz; yani ödediğiniz hizmeti denetleyemezsiniz.
• Belgesizlik: Envanter ve ağ belgeleri tutulmuyorsa firma değiştirdiğiniz gün aynı keşif işi baştan yapılır.

Çağrı başı servisle maliyet karşılaştırması nasıl yapılır?

Bakım anlaşmasının sizin için mantıklı olup olmadığını kendi rakamlarınızla basit bir hesapla görebilirsiniz:

1. Geçen yılın arıza kayıtlarını çıkarın. Teknik servisi kaç kez çağırdınız, faturalar toplam ne tuttu? Kayıt tutulmuyorsa faturalardan, e-postalardan ve çalışanlara sorarak yaklaşık bir liste oluşturun.
2. Her kesintinin süresini ve etkilediği kişi sayısını yazın. İnternet ya da e-posta kesintisi bütün ofisi, bir bilgisayar arızası tek kişiyi etkiler.
3. Kesintilerin maliyetini hesaplayın. Aşağıdaki formülü her kesinti için ayrı uygulayın. Kişi başı saatlik maliyet için aylık toplam personel maliyetini aylık çalışma saatine bölmek iyi bir başlangıçtır. Kaçan satış ya da gecikme cezası gibi doğrudan zararlar varsa ayrıca ekleyin.
4. Toplayıp karşılaştırın. Bir yıllık servis faturaları ile kesinti maliyetlerinin toplamını, bakım anlaşması teklifinin yıllık tutarıyla ve sağladığı müdahale süreleriyle yan yana koyun.

Bu hesap her zaman bakım anlaşmasından yana çıkmaz. Az sayıda bilgisayarı olan, sunucusu bulunmayan ve kısa kesintileri tolere edebilen bir ofis için çağrı başı servis yeterli olabilir. Amaç bir model satmak değil, doğru kararı vermektir.

Teklif öncesi hazırlamanız gereken bilgiler

Aşağıdaki bilgiler hazır olduğunda keşif görüşmesi kısalır ve teklif daha isabetli olur. Hepsini bilmiyorsanız sorun değil; eksikleri keşifte birlikte tamamlarız.

Mevcut firmanızdan geçiş yapacaksanız ilk 30 günde neler yapıldığını destek firmasına geçiş rehberimizde adım adım anlatıyoruz.

Yazılı teklifimizde neler yer alır?

Keşfin ardından verdiğimiz teklif tek satırlık bir tutar değildir. İçinde şunlar yazılıdır:

• Kapsamdaki kullanıcılar, cihazlar, sunucular ve sistemlerin listesi
• Öncelik seviyeleri ve her seviye için müdahale süresi
• Mesai dışı müdahalenin koşulları
• Uzaktan ve yerinde desteğin nasıl yürüyeceği
• Haftalık ve aylık durum raporunun içeriği
• Kapsama dahil olan ve ayrıca fiyatlanan işler (donanım, lisans, büyük projeler)
• Aylık sabit ücret ve bu ücretin hangi durumda nasıl güncelleneceği

Neyin dahil olduğunu böyle madde madde görmek, teklifimizi başka firmaların teklifleriyle aynı ölçüde karşılaştırmanızı da kolaylaştırır.

Ümraniye'den ücretsiz keşif ve yazılı teklif

Ümraniye merkezli ekibimizle İstanbul genelindeki işletmelere, yoğunlukla da Anadolu Yakası'na hizmet veriyoruz. Aylık sabit ücretli bakım ve destek anlaşması için ilk adım ücretsiz keşiftir: altyapınızı birlikte inceliyor, ihtiyacınızı dinliyor ve kapsamı, müdahale sürelerini ve aylık tutarı açıkça gösteren yazılı bir teklif hazırlıyoruz. Keşif ücretsizdir ve teklifi kabul etme zorunluluğu yoktur.

Ücretsiz keşif için 0216 606 74 36 numaralı telefondan bize ulaşabilir ya da iletişim sayfamızdan talep bırakabilirsiniz.